Các quy trình hoạt động chuỗi cung ứng

https://smart.biz.vn/cac-quy-trinh-hoat-dong-chuoi-cung-ung.html

Quy trình kinh doanh

  • Các bộ phận quản lý chủ yếu sử dùng phần mềm RVX trên desktop.
  • Mỗi nhà sản xuấ có thể quản lý các chi nhánh và kho cho đến tất cả các nhà phân phối và các cấp dưới như NVBH;
  • Mỗi công ty có thể tự thiết lập chính sách bán hàng riêng cho từng Nhà phân phối hoặc khách hàng khác.
  • Các NVBH khi bán hàng, thu được tiền có thể nộp tiền về Nhà phân phối (hoặc về công ty tùy theo từng trường hợp cụ thể) hoặc nộp tại bất cứ ngân hàng nào vào TK cùng với mã nhân viên hoặc nộp tiền mặt tại TĐL/ĐL thì hệ thống sẽ tự động ghi có ngay lập tức và quản lý được luồng tiền. Quản lý tiền theo NVBH và chi nhánh.
  • Có thể giảm thiểu một số vị trí GSBH trong hệ thống phân phối truyền thống (nếu đang sử dụng).
  • Hệ thống quản lý bao gồm:
    • 1 số vị trí ASM và/hoặc admin tại trung tâm để điều hành tất cả hệ thống (nếu nhà sản xuất hoặc đại diện phải tạo kênh bán hàng và thông qua các nhà phân phối).
    • Chăm sóc khách hàng đồng thời làm nhiệm vụ GSBH, kế toán và nhân viên điều hành phân phối làm việc trên hệ thống và nhắc nhở trực tiếp các nhân viên bán hàng (cũng có thể thông qua POS).

Quy trình tổng quát

  • Khởi đầu: Tạo người dùng → tạo dữ liệu nhân viên → tạo kho cho nhân viên → in thẻ nhân viên → (nhập dữ liệu khách hàng đang có nếu hệ thống đang hoạt động)
  • Đầu vào: Đặt hàng → Hóa đơn mua → Phiếu nhập kho
  • Phân phối: (Đặt hàng khách) → Chuyển kho NVBH → Hóa đơn bán → Đặt hàng khách (cho lần sau) → Thu tiền → Trả lại hàng thừa → Nộp tiền.

Quy trình đặt hàng

  • Mỗi NVBH trực tiếp bán hàng tập hợp nhu cầu của các cửa hàng, lập đơn đặt hàng của khách hàng (phiếu đề nghị xuất) và hệ thống tự động tổng hợp lên admin hoặc ASP;
  • Sử dụng POS NVBH để đặt hàng (sale-order):
    • Không dùng mã vạch: Chọn tên/mã khách hàng mà NVBH phụ trách → chọn mặt hàng → nhập số lượng → kết thúc → nhập thời gian cần giao hàng → lưu
    • Dùng mã vạch: Chọn tên/quét mã khách hàng mà NVBH phụ trách → quét mã hàng (hoặc chọn mặt hàng) → nhập số lượng → kết thúc → nhập thời gian cần giao hàng → lưu
  • Tổng hơp: Mỗi Center tự động tập hợp (cập nhật) các đơn hàng từ các NVBH gửi lên. Center có ngay được tổng tất cả các đơn hàng đồng thời phân ra cho các công ty cung ứng để đặt hàng. Mọi hoạt động đều trực tuyến ngay lập tức.
  • Nâng cao: Các nhà cung cấp có thể truy cập trực tiếp và tổng kết ngay được các đơn hàng đến với mình, hoặc vào thời gian nhất định có thể nhận được qua SMS hoặc mail đơn hàng đã được tổng hợp.

Quy trình quản lý kho

  • Nhà sản xuất bán hàng và xuất kho cho Nhà phân phối sau khi nhận được đơn đặt hàng.
  • Nhà sản xuất có thể quản lý nhiều kho cùng một lúc.
  • Sử dụng POS kho và mã vạch để nhập và xuất hàng tại kho. Có thể dùng thiết bị chuyên nghiệp đọc mã vạch bằng laser được tích hợp trên máy điện thoại di động chuyên dụng, tốc độ cao, bền và tiện lợi cho thủ kho.
  • Nhập/xuất kho (warehouse receipt/delivery) từ Nhà cung cấp: Bắn mã vạch nhà CC → bắn mã vạch sản phẩm → kiểm tra ngành hàng → nhập số lượng đếm được → tiếp tục → Kết thúc: lưu
  • Xuất/nhập kho (warehouse transfer) cho/từ NVBH: Bắn mã vạch của NVBH → bắn mã vạch sản phẩm → kiểm tra ngành hàng của NVBH → nhập số lượng → tiếp tục → Kết thúc: lưu.
  • Chuyển kho (warehouse transfer) tới các Kho khác: Bắn mã vạch của Kho đến → bắn mã vạch sản phẩm → nhập số lượng → tiếp tục → Kết thúc: lưu.

Quy trình quản lý tiền nội bộ

  • Tiền phải thu được của mỗi NVBH (có thể tại Nhà phân phối hoặc ngay tại Nhà sả xuất tùy từng trường hợp) được ghi nhận ngay trên hệ thống khi bắt đầu bán hàng như sau:
    • Tổng số bán được trong ngày = phải thu
    • Tổng số thu được trong ngày = đã thu
    • Khi bán hàng đã xác định khách nào còn thiếu tiền và ghi nhận trên hệ thống.
  • NVBH nộp tiền vào TK ngân hàng: Kế toán ghi nhận cùng với mã NVBH và tự động báo có cho NVBH;
  • NVBH về trung tâm nộp tiền mặt (Giao diện quỹ làm trên RVX và sử dụng desktop): Thủ quỹ → quẹt thẻ NVBH → hiển thị số tiền “phải thu”, “đã thu” và “phải nộp” → click nộp hết hoặc nhập số tiền nộp → Lưu → tự động post những phiếu thu và ghi có.
  • Sau khi nộp tiền trên POS của NVBH tự động ghi xóa nợ cho NVBH
  • Quản lý luồng tiền và công nợ chặt chẽ của tất cả các NVBH, nếu có vấn đề gì quá hạn hệ thống sẽ cảnh báo và nhắc báo.

Quy trình bán hàng

  • Nếu nhà sản xuất bán hàng trực tiếp cho Nhà phân phối thì quy trình bán hàng đơn giản, như giữa các công ty. Còn lại là những quy trình bán hàng trong chuỗi phân phối được trình bày sau đây.
  • NVBH tiếp xúc từng cửa hàng bán lẻ, nhận đơn hàng và giao hàng trực tiếp;
  • Quản lý các chương trình khuyến mại trực tiếp trên hệ thống và NVBH không thể gian lận được.
  • NVBH phải đi đúng tuyến, có thể được việc hoặc không được việc nhưng phải ghi nhận lộ trình đã đến và có thể sẽ gửi phản hồi, kêu ca hoặc vấn đề từ các cửa hàng hoặc của chính mình về trung tâm bằng 1 số những mẫu sẵn để trung tâm xử lý.
  • Nâng cao: Có thể kích hoạt hệ thống SMS nhắn cho chủ cửa hàng ngay sau bán, báo tổng số đã mua, nếu không trả lời nghĩa là đồng ý, nếu không đồng ý hoặc có ý kiến gì thì nhắn tin trả lời để công ty biết. Như vậy có thể thay cho chữ ký confirm bán hàng và quản lý được nhân viên bán hàng đúng chỗ.
  • Qui trình POS NVBH trên sale-invoice
    • Không dùng mã vạch: Chọn mặt hàng → số lượng → Ghi số tiền trả → Chọn tên khách hàng → Kết thúc: lưu → Nhắn tin KH → (confirm nếu cần) hoặc phản hồi nếu có vấn đề
    • Dùng mã vạch: Quét mã khách hàng → quét mã hàng → số lượng → Ghi số tiền trả → Kết thúc: lưu → Nhắn tin KH → (confirm nếu cần) hoặc phản hồi nếu có vấn đề
  • Khi NVBH bấm trả tiền trên POS → đã trả đích danh cho hóa đơn → ghi nhận tiền vào Quỹ TẠM → quy trình bán và thu tiền đã hoàn thành.
  • NVBH có thể làm việc và khuyến khích các cửa hàng sử dụng phần mềm và các thiết bị bán lẻ của hệ thống “SMART” nhằm giúp họ quản lý bán hàng tốt đồng thời giúp hệ thống đặt hàng tự động, giảm thiểu khâu tiếp xúc để lấy đơn hàng.

Quy trình quản lý công nợ

  • Đối với công nợ trực tiếp với Nhà phân phối, quy trình khá đơn giản là cân đối giữa hóa đơn và tiền thu, còn lại là những quy trình quản lý công nợ dưới tuyến phân phối.
  • Quản lý công nợ mua hàng của hệ thống: bằng các hóa đơn mua hàng từ các nhà cung cấp và quá trình trả tiền cho họ → công nợ phải trả;
  • Quản lý công nợ bán hàng của hệ thống: bằng các hóa đơn bán hàng cho các cửa hàng và quá trình trả tiền của họ → công nợ phải thu;
  • Quản lý công nợ nội bộ:
    • NVBH thu tiền của khách hàng → hệ thống đã ghi nhận và phân bổ trước.
    • Thủ quỹ công ty chỉ lọc để hiển thị số tiền NVBH đã thu (=phải nộp) và nhận tiền: ghi nhận chuyển quỹ từ quỹ TẠM → quỹ của thủ quỹ thu tiền (cân bằng quá trình thu tiền và nộp tiền sau khi bán hàng);
    • NVBH nhận hàng đi bán = tổng giá trị hàng nhận trong ngày;
    • Hàng phải trả cuối ngày = tất cả hàng nhận – hàng đã bán;
    • Nợ phải thu = tổng giá trị bán được – tiền thu được.
  • Mỗi loại công nợ đều có báo cáo và theo dõi chặt chẽ, cảnh báo và liên lạc kịp thời với đơn vị phát sinh.

Quy trình chăm sóc khách hàng

  • Chủ yếu sử dùng phần mềm RVX trên desktop sau khi đã có dữ liệu tự động tập hợp từ các POS.
  • Hệ thống chăm sóc trực tiếp khách hàng (các cửa hàng bán lẻ đều có mã);
  • Chăm sóc khách hàng đồng thời làm nhiệm vụ giám sát bán hàng để kiểm tra NVBH có làm đúng chức năng nhiệm vụ hay không;
  • Chăm sóc khách hàng sẽ có những chiến dịch cụ thể cho từ vùng và được hoạch định cụ thể. Tạo các bộ lọc để thiết lập chiến dịch.

Hệ thống báo cáo

  • Các báo cáo cần thiết để quản lý hàng ngày
  • Báo cáo doanh số, doanh thu, lãi suất… trên ngành hàng
  • Các báo cáo quỹ cho NVBH…
  • Các báo cáo thực hiện tuyến của NVBH…
  • Các báo cáo quản trị khác.

Quản trị kế hoạch

  • Lập kế hoạch cho các kênh/chuỗi phân phối và theo dõi mức độ thực hiện
  • Lập kế hoạch vùng miền và theo dõi mức độ thực hiện
  • Lập kế hoạch doanh số và theo dõi mức độ thực hiện…
Bình luận