Giới thiệu về bảng tính ROI

Mục đích của một giải pháp “Quản trị tổng thể các hoạt động kinh doanh” là để theo dõi dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp, xác định những điều bạn cần chú ý, thông tin đến những người thích hợp để, và tự động thực hiện và xử lý các hành động đáp ứng đầy đủ các điều kiện mà người quản lý đặt ra.

Việc tính toán ROI (tỷ lệ hoàn vốn đầu tư – Return Of Investment) bằng phương pháp “tính ROI tối thiểu” chỉ thông qua những kịch bản kinh doanh đầu tiên, được áp dụng cho hầu hết các tổ chức tương tự khi sử dụng bất cứ một giải pháp ERP nào. Các con số đưa ra tại các kịch bản được ước tính hoặc sử dụng thống kê từ “dữ liệu lịch sử” trong việc sử dụng ERP của khách hàng nhằm xác định tỷ lệ cải thiện trong quá trình kinh doanh thực tế.

Các kịch bản còn lại cho phép doanh nghiệp thực hiện những “bảng tính ROI nâng cao” dựa trên những quy trình kinh doanh phức tạp hơn (trong một số trường hợp, ngành công nghiệp cụ thể) mà có thể hoặc không thể áp dụng đối với tổ chức cụ thể.

Bảng tính ROI này xác định một tỷ lệ hoàn vốn hàng năm tại nhiều công ty đã sử dụng trong 3 năm và có nhiều công ty đã đạt tỷ lệ thu hồi vốn gấp nhiều lần so với kết quả đưa ra trong bảng tính.

Giá nhân công trên phút

Một số kịch bản trong các bảng tính này dẫn tới việc tính ROI bằng sự tiết kiệm thời gian. Vì vậy nó liên quan đến việc tính giá nhân công là giá trung bình nhân viên ứng dụng ERP và việc tính giá nhân công trung bình của lãnh đạo.

Giá nhân công của nhân viên trên phút (CPMPS)

Lương tháng	Lương tuần	Lương giờ	Lương phút
5.000.000	1.250.000	31.250	521

Giá nhân công của lãnh đạo trên phút (CPMPE)

Lương tháng	Lương tuần	Lương giờ	Lương phút
20.000.000	5.000.000	125.000	2.083

1.Tính toán ROI cơ bản (Kịch bản 1-8)

Các kịch bản tính toán cho doanh số giả định năm	10.000.000.000
Giá trị trung bình mới hóa đơn	1.000.000
Số hóa đơn phát hành	10.000

1.1.Kịch bản 1: Tự động tạo hóa đơn, phiếu xuất

Tại đây so sánh với việc làm hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất hoặc đơn đặt hàng hoàn toàn tự động,… tại công ty giúp cho thiết bị chuyên dụng của NVBH để có thể xuất hóa đơn ngay tại hiện trường, so với việc làm bằng tay, hoặc một phần bằng máy tính, hoặc một số phần mềm không tích hợp khác. Sơ tính nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm thời gian cho mỗi hoá đơn (phiếu xuất, đơn hàng…), ít nhất là 5 phút.

Số HĐ/tháng	Số HĐ/năm	Đơn vị tiết kiệm	Số phút tiết kiệm/năm	Giá nhân viên/phút	ROI (VNĐ)
833	10.000	5	50.000	521	26.041.667

1.2.Kịch bản 2: Theo dõi hàng tồn và tự động làm đơn đặt hàng nhà cung cấp

Sự so sánh giữa việc tự động hoá với tình trạng hiện tại, theo dõi hàng tồn trực tuyến, tự động xem xét sự cần thiết và tạo đơn đặt hàng. Theo kinh nghiệm thì nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm trung bình 5 phút cho mỗi đơn đặt hàng (PO).

Số PO/tháng	Số PO/năm	Đơn vị tiết kiệm	Số phút tiết kiệm/năm	Giá nhân viên/phút	ROI (VNĐ)
100	1.200	5	6.000	521	3.125.000

1.3.Kịch bản 3: Tự động lập hoá đơn và phiếu thu khi bán hàng tại thực địa

So sánh với việc làm hoá đơn hoàn toàn tự động bằng giao diện POS trực quan trên ĐTDĐ, lựa chọn nhiều cách thanh toán… với việc làm bằng phần mềm sử dụng cách tìm mặt hàng và add từng mặt hàng theo cách truyền thống, hoặc một số phần mềm không tích hợp với kế toán tài chính và tổng hợp. Sơ tính nếu sử dụng SMart sẽ tiết kiệm thời gian cho mỗi hoá đơn (phiếu xuất, đơn hàng…), ít nhất là 5 phút so với PM truyền thống.

Số HĐ/tháng	Số HĐ/năm	Đơn vị tiết kiệm	Số phút tiết kiệm/năm	Giá nhân viên/phút	ROI (VNĐ)
833	10.000	5	50.000	521	26.041.667

9.1.4.Kịch bản 4: Tự động cập nhật và tích lũy mã vạch của tất cả các mã hàng

Với CSDL hàng hóa quốc gia, tự cập nhật và tích lũy các mã hàng sẽ tiết kiệm công nhập liệu cho các mã hàng, đồng thời có thể thống nhất quản lý, cũng như tích hợp dữ liệu với các cửa hàng bán lẻ để nhận đặt hàng 1 cách thống nhất, nhanh chóng và chính xác. Khi sử dụng SMart sẽ tiết kiệm công quản lý mặt hàng ít nhất 1 phút cho mỗi mã hàng phát sinh.

Số mã hàng/tháng	Số mã hàng/năm	Đơn vị tiết kiệm	Số phút tiết kiệm/năm	Giá nhân viên/phút	ROI (VNĐ)
500	6.000	1	6.000	521	3.125.000

1.5.Kịch bản 5: Kiểm soát kho, NVBH và vòng quay hàng

Việc kiểm soát chặt chẽ các quy trình quản lý kho, kiểm soát NVBH từ xa, những quy trình xuất kho, thu lại hàng và thu quỹ rất chặt chẽ đối với NVBH, cùng với công cụ làm việc nhanh chóng, có thể giúp việc tiết kiện thời gian thực hiện cũng như kiểm soát cho mỗi hoạt động kho ít nhất là 2 phút.

Số hoạt động kho/tháng	Số hoạt động kho/năm	Đơn vị tiết kiệm	Số phút tiết kiệm/năm	Giá nhân viên/phút	ROI (VNĐ)
3.000	36.000	2	72.000	521	37.500.000

1.6.Kịch bản 6: Quy trình liên hoàn, khép kín giúp xét duyệt chặc chẽ và tiết kiệm thời gian

Nếu bạn đang có quy trình quản lý chất lượng (ISO-9001) hoặc quản lý nội bộ trong đó có những công đoạn chuyển dữ liệu, xét duyệt (như đơn đặt hàng) và phải chờ đợi người có thẩm quyền duyệt, nhiều khi rất mất thời gian và làm gián đoạn quy trình làm việc. Với hệ thống ERP cho phép xét duyệt tự động hoặc xét duyệt từ xa, có thể tiết kiệm thời gian cho mỗi xét duyệt (XD), ít nhất 10 phút.

Số xét duyệt/tháng	Số xét duyệt/năm	Đơn vị tiết kiệm	Số phút tiết kiệm/năm	Giá lãnh đạo/phút	ROI (VNĐ)
100	1.200	10	12.000	2.083	25.000.000

1.7.Kịch bản 7: Hoạt động theo quy trình và không phụ thuộc vào yếu tố nhân sự

Doanh nghiệp có được quy trình chuẩn, thể hiện ý chí của chủ DN, thể hiện tính độc đáo và xuyên suốt của DN, mọi nhân viên ở tất cả các vị trí mới vào đều có thể chấp nhận, tuân thủ và tiếp nhận dễ dàng từ lãnh đạo cũng như những người rời bỏ vị trí. Những PM rời rạc, độc lập thì mỗi cá nhân có thể có dấu ấn riêng mà lãnh đạo buộc phải phụ thuộc. ERP có thể giúp ban lãnh đạo tiết kiệm thời gian chỉnh đốn, tổ chức ít nhất 4 giờ cho 1 nhân mới chưa tính đến việc ổn định quy trình cho các nhân viên cũ.

Số NV mới/tháng	Số NV mới/năm	Đơn vị tiết kiệm (giờ)	Số giờ tiết kiệm/năm	Giá lãnh đạo/giờ	ROI (VNĐ)
10	120	4	480	125.000	60.000.000

1.8.Kịch bản 8: Khả năng linh hoạt thay đổi ý tưởng một cách độc đáo, chủ động tạo thế cạnh tranh

Thế mạnh cạnh tranh của DN chủ yếu dựa vào sự khác biệt, độc đáo nhưng khó bị sao chép. Vũ khí lợi hại nhất của DN là công nghệ nhưng phải có sức mạnh vượt trội: tính linh hoạt, có khả năng đánh vào điểm yếu của đối thủ, không cùng thế mạnh với đối thủ, bí mật bí quyết… Với lõi của SMart cho phép DN chủ động phát triển ý tưởng, lựa chọn mọi phương án tác chiến. Việc thay đổi hoặc phát triển các module, chức năng nhanh chóng và dễ dàng với tổng chi phí thấp. Càng phát triển, DN càng cần thay đổi nhiều hơn. Trung bình mỗi chức năng thay đổi có thể tiết kiệm ít nhất 10 giờ công chuyên gia thuê ngoài (tạm tính như nhân công lãnh đạo) so với các PM đóng gói.

Số chức năng mới hoặc thay đổi/tháng	Số thay đổi/năm	Đơn vị tiết kiệm (giờ)	Số giờ tiết kiệm/năm	Giá lãnh đạo/giờ	ROI (VNĐ)
1	12	10	120	125.000	15.000.000

TỔNG CÁC ROI CƠ BẢN (VNĐ):

151.666.667

2.Tính toán ROI nâng cao (kịch bản từ 9-18)

2.1.Kịch bản 9: Kiểm soát chống thất thoát khi áp dụng những chính sách khuyến mại

Doanh nghiệp cần tung ra các chính sách khuyến mại nhằm tăng sự hiện diện của công ty, đưa giá trị đến người tiêu dùng và tăng doanh số. Nếu các chương trình khuyến mại (CTKM) này không được thực hiện một cách tự động và Nhà phân phối không kiểm soát được thì nguy cơ bị lợi dụng và dẫn đến thất thoát sẽ rất cao chưa kể đến những tác hại tiêu cực có thể xảy ra. Kinh nghiệm các công ty chú trọng đến vấn đề này có thể rút ra con số tránh thất thoát ít nhất là 5% tổng giá trị khuyến mại đưa ra.

Số CTKM/tháng	Số CTKM/năm	GTKM/năm	% tiết kiệm	ROI (VNĐ)
4	48	100.000.000	5,00%	5.000.000

2.2.Kịch bản 5: Vòng tồn + trách nhiệm + tài chính khép kín giúp quy trách nhiệm nhân sự

So sánh việc quản lý định tính và định lượng, so sánh việc quản lý chỉ bằng con số với quy trình khép kín và quy trách nhiệm trong trường hợp mất mát hoặc khách hàng không trả, bằng hình thức tự động khởi động hoá đơn có thể giúp công ty tiết kiệm được khoản chi phí hành chính lớn. Với phần mềm định tính rất khó có thể đưa ra hình ảnh rõ ràng về việc này. Số mất mát không đáng có mà có thể quản lý được theo kinh nghiệm của các nhà triển khai ERP là ít nhất 0.5% trên doanh số của công ty

Doanh số tháng/tháng	Doanh số năm/năm	Đơn vị tiết kiệm		ROI (VNĐ)
833.333.333	10.000.000.000	0,50%		50.000.000

2.3.Kịch bản 11: Kiểm soát thời hạn thanh toán

Việc theo dõi công nợ thường xuyên, thời hạn thanh toán của khách hàng (cũng như đối với nhà cung cấp), tiến đến theo dõi tuổi nợ một cách tổng thể là công việc mất khá nhiều thời gian và công sức đồng thời cũng thường xuyên xảy ra những sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi có ứng dụng ERP tốt có thể giảm được mức độ trung bình 12% tổng nợ xấu hàng năm và thúc đẩy được sự luân chuyển tiền tệ đều đặn hơn.

TB nợ quá hạn/năm	TB nợ khó đòi/năm	TB nợ xấu/năm	% giảm	ROI (VNĐ)	Chưa tính do chưa có con số cụ thể
			12,00%

2.4.Kịch bản 12: Hạn chế những sai sót do con người

Doanh nghiệp vẫn thường xuyên đối mặt với những sai sót do con người thực hiện, nhiều sai sót phải qua nhiều thời gian mới phát hiện được nhưng để truy tìm nó mất rất nhiều thời gian nhiều khi không thể. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể giảm được những chi phí do sai sót, và có thể giúp giảm sự mất doanh thu 0.25% cùng với hiệu quả gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Số HĐ/năm	GT TB/HĐ	Doanh số/năm	% tăng	ROI (VNĐ)
10.000	1.000.000	10.000.000.000	0,25%	25.000.000

2.5.Kịch bản 13: Hạn chế mất mát dữ liệu hoặc bị hỏng dữ liệu

Với những phần mềm đơn giản, đơn độc hoặc bảng tính excel thì việc không quản lý được dữ liệu thường xuyên xảy ta như: mất mát, trùng lắp, bị thay đổi, mất gốc, mất mối liên hệ, v.v… như vậy không những phương hại cho dữ liệu mà còn cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP sẽ có thể giảm trung bình thời gian làm việc là 120 phút cho một người một năm nhưng thực chất hiệu quả của nó gấp bội so với chi phí tiết kiệm được. Hệ thống backup của SMART được thực hiện tự động tại 3 location để phòng ngừa mọi thảm hoạ có thể xảy ra.

Số users	Số phút sử dụng/năm	Số phút giảm	Giá nhân công/phút	ROI (VNĐ)
25	4.320.000	120	521	39.062.500

2.6.Kịch bản 14: Đáng lẽ xảy ra mà không xảy ra

Nhiều dữ liệu thường ngày, nhất là những dữ liệu ngoài kế toán chưa được quan tâm đúng mức, gây nên những tổn thất không đáng có như hàng không đến theo đơn đặt hàng, không gia hạn hợp đồng khi tới hạn, không kịp đòi nợ… Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể giảm được thời gian kiểm tra 15 phút mỗi tuần và hiệu quả mang lại gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Số KS viên	Số phút/tuần	Số phút/năm	Giá KS viên/phút	ROI (VNĐ)
3	15	463	2.083	2.892.857

2.7.Kịch bản 15: Kinh doanh liên hệ chặt chẽ với tài chính và kế toán

Nhân viên bán hàng luôn muốn có doanh số và phó mặc cho kế toán tài chính kiểm soát công nợ và đòi nợ, cùng lắm sẽ chạy sang để xin ý kiến của kế toán tài chính nếu bị bắt buộc. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP sẽ có thể giảm thời gian trung bình được 20 phút cho 1 người sử dụng trên 1 tháng nhưng hiệu quả mang lại gấp nhiều lần so với chi phí tiết kiệm được.

Số người dùng	Số phút/năm	Số phút tiết kiệm	Giá nhân công/phút	ROI (VNĐ)
20	3.456.000	20	521	50.000.000

2.8.Kịch bản 16: Kiểm soát sự bất bình của khách hàng/giảm doanh thu

Bạn có thể đối mặt với việc khách hàng quay lưng lại hoặc thay đổi thói quen mua sắm, nhưng cho đến khi nhận thức được điều này nhiều khi đã quá muộn. Các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt có thể giảm được những chi phí chăm sóc khách hàng và và đạt mục đích giữ chân khách hàng trung bình 0.5% doanh số cùng với hiệu quả khác có thể đánh giá được tuỳ từng trường hợp cụ thể.

Số đơn hàng/năm	Khách ngừng hoạt động	Doanh số/năm	% hiệu quả	ROI (VNĐ)
10.000		10.000.000.000	0,50	50.000.000

2.9.Kịch bản 17: Giảm công sức để tăng số khách hàng mới và chăm sóc khách hàng hiện có

Doanh nghiệp làm việc có hiệu quả hơn và NVBH có thể dành thời gian để phát triển kinh doanh nhiều hơn, cũng như hệ thống marketing có thể phát triển mạng lưới sâu rộng hơn. Hơn nữa hệ thống SMart còn cho phép sự dụng mạng lưới khách hàng của các nhãn hàng khác nhau để tăng cường marketing. Doanh nghiệp có thể tăng số lượng khách hàng mà vẫn chăm sóc tốt. Có thể tăng doanh thu ít nhất 5%/năm và tăng lợi nhuận ít nhất 0.5% chỉ nhờ vào số khách hàng mới.

		Doanh số bán hàng/năm	% tăng đơn hàng	ROI (VNĐ)
		10.000.000.000	0,50%	50.000.000

2.10.Kịch bản 18: Ban lãnh đạo và kế toán kiểm soát lợi nhuận

Doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên tự do quyết định giá trong một khảng nhất định nào đó nhưng lại rất khó quản lý việc thực hiện có hoàn toàn đúng hay không, ít nhất là không được bán giá thấp hơn giá vốn trong khi nhân viên không được biết giá vốn. Khi có ứng dụng ERP thì doanh nghiệp có thể giảm những mất mát doanh thu không đáng có trung bình là 0.25% trên tổng doanh thu.

Số đơn hàng/năm	GT TB/đơn hàng	Doanh số/năm	% giảm mất mát	ROI (VNĐ)
10.000	1.000.000	10.000.000.000	0,25%	25.000.000

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng những bảng ROI nâng cao riêng tuỳ theo tính chất hoạt động và đặc thù của doanh nghiệp.

TỔNG CÁC ROI NÂNG CAO (VNĐ):

296.955.357

3.Những tiêu chí giá trị ảo và vô hình

Làm thế nào để lượng hoá được những điều như “sự thoả mãn của khách hàng”? Để cung cấp “siêu dịch vụ khách hàng” là điều mong muốn, nhưng hầu như không thể thực hiện khi chúng ta lại cần phải tiết kiệm chi phí, hoặc doanh số phụ thuộc vào “sự quan tâm của khách hàng”. Nhưng dù sao thì cuộc chiến ngày nay vẫn là sự tập trung vào chăm sóc khách hàng, chúng ta càng phải gần gũi với khách hàng bao nhiêu thì càng có nhiều cơ hội tăng doanh thu bấy nhiêu.

Như vậy chúng ta có thể có phép tính đo đạc con số “x” là “hành vi của khách hàng quan tâm” tương ứng với một hoặc nhiều đơn hàng mang lại. Điều này có thể được thể hiện trong 5 kịch bản sau đây. Giả định sẽ chọn con số 1000 là “số hành vi tốt của một khách hàng” mà có thể mang lại một đơn hàng duy nhất trong năm.

3.1.Kịch bản 19: Hình ảnh và thương hiệu

Khách hàng biết đến Nhà phân phối và nhắc đến Nhà phân phối thông qua dịch vụ hay quảng cáo? Họ có được bao nhiêu bạn bè giới thiệu đến để mua dịch vụ? Có bao nhiêu lời nói ấn tượng, hoặc so sánh với đối thủ, hoặc những gì in lại trong tâm thức khiến họ quay lại hoặc duy trì dịch vụ? Định giá thương hiệu của bạn đến đâu? Tăng lên hay giảm xuống theo thời gian? Giá thương hiệu lớn hơn giá tài sản là bao nhiêu lần…?

Tác động của khách hàng: Tạo sự tin tưởng và hãnh diện khi mua hàng hoá và dịch vụ của Nhà phân phối. Giá trị này chỉ có thể xác định sau một thời gian hoạt động và có thể đo bằng lượng khách hàng quan tâm.

Số đơn hàng/năm	Số đơn hàng mới của KH quan tâm	GTTB/đơn hàng mới do quan tâm	% khách hàng quan tâm	ROI (VNĐ)

3.2.Kịch bản 20: Phản hồi dịch vụ khách hàng

Doanh nghiệp có sử dụng “cấp độ dịch vụ” để điều chỉnh thời gian phản hồi dịch vụ mà khách hàng chờ đợi không? Hoặc theo dõi thời gian phản hồi này không để xác định mức độ đáp ứng của nhân viên phục vụ hay không?

Tác động của khách hàng: Mỗi dịch vụ đòi hỏi của khách hàng là một cơ hội để doanh nghiệp đo đạc và chứng tỏ mức độ thoả mãn của doanh nghiệp với khách hàng.

Số vấn đề dịch vụ KH/năm	Số đơn hàng mới của KH tìm đến/năm	GTTB/đơn hàng mới do quan tâm	% khách hàng quan tâm	ROI (VNĐ)
		5.000.000		0

3.3.Kịch bản 21: Trách nhiệm chăm sóc

Doanh nghiệp đang có chế độ chăm sóc, thưởng cho những khách hàng chung thuỷ? Doanh nghiệp có “nhớ” quan tâm đến họ trong những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày hết hạn hợp đồng, ngày bảo dưỡng, v.v…?

Tác động của khách hàng: người ta sẽ nghe thấy khách hàng phát biểu đầy phấn khích “ôi, các anh nhớ”, “các anh đã ghi lại”… Những thông tin chủ động tới khách hàng chứng tỏ doanh nghiệp đang thực sự quan tâm đến họ.

Số khách hàng	Hợp đồng thêm/KH	Số đơn hàng mới do sự quan tâm	GTTB các đơn hàng	ROI (VNĐ)

3.4.Kịch bản 22: Theo dõi email và website

Doanh nghiệp cho phép khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng liên lạc với công ty thông qua email hoặc website?

Tác động của khách hàng: Khi một yêu cầu tới từ email hoặc website, ai nhanh tai sẽ bắt được mồi.

Số đơn hàng/tuần	Số đơn hàng/năm	GTTB/đơn hàng mới do quan tâm	GTTB các đơn hàng	ROI (VNĐ)

TỔNG CÁC ROI VÔ HÌNH (VNĐ):	0
TỔNG ROI (VNĐ):	448.622.024

Nghĩa là mới sơ tính ROI cơ bản và ROI nâng cao, chưa tính đến ROI giá trị vô hình thì 1 doanh nghiệp với doanh thu 10 tỷ VNĐ/năm có thể thu lợi được từ hệ thống là gần 450 triệu VNĐ/năm với chi phí chỉ 150 triệu/năm cho cả hệ thống.

•  
•